Planera ditt möte / evenemang på bästa sätt

Checklista för att planera ditt möte eller evenemang

Inom alla organisationer och på alla nivåer anordnas vidareutbildningar och olika typer av evenemang och möten, exempelvis kick-offer, ledningsgruppsmöten, jubileum, produktlanseringar. Det samlar människor, underlättar kommunikation och tydliggör mål och riktning.

Det är detaljerna som gör det. Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du ett lyckat möte eller evenemang. Checklistan är utformad för att kunna appliceras på alla typer av evenemang, men känn dig fri att lägga till eller plocka bort punkter för att anpassa till just ditt evenemang.

Lycka till med planeringen!

1. Planera i god tid och tydliggör syftet

Ett lyckat möte kräver eftertanke om detaljerna. Att starta i god tid, ger goda förutsättningar att inte missa något och ökar chanserna att det blir som du önskar och att så många som möjligt kan delta.

2. Sätt budget

Det underlättar planeringen att ha en budget att utgå ifrån och minimerar otrevliga överraskningar i form av för höga fakturor i efterhand som inte var medräknade.

3. Välj rätt anläggning och lokal

Lantligt lugn eller storstadspuls? Stora eller små lokaler? Anpassa efter just ditt möte och dess syfte.

4. Sätt agendan i tid och boka extern föreläsare

Att boka en extern föreläsare förstärker budskapet och säkerställer att åhöraren tar till sig informationen. Föreläsaren genomför, utifrån era behov, föreläsningar, workshops eller längre utbildningsserier. Det kan handla om teambuildning, kommunikation, hälsa, digitalisering, psykisk ohälsa, inspiration m.m.

5. Gör en effektiv och prisvärd resplan

Flyg, tåg, taxi eller chartrad buss? Samordna med en effektiv resplan hur alla ska ta sig till och från evenemanget. Något som spar både tid och pengar.

6. Skicka en påminnelse om mötet

Det är bra att skicka ut en påminnelse om tid och plats för mötet några dagar innan för att säkerställa att ingen glömt bort det.

7. Var tydlig med agendan – och håll den

Meddela redan vid början, vilken agenda som gäller. När är det paus, fika, lunch och middag? Håll sedan detta. Då slipper deltagarna undra och kan koncentrera sig på själva mötet.

8. Ta regelbundna pauser

Ett alltför späckat schema får motsatt verkan. Inte är det meningen att deltagarna ska gå därifrån slutkörda? Ta regelbundna pauser med bensträckare, om så bara femminuterspass, mellan varven.

9. Varva nytta med nöje

Var sak har sin tid och den ena främjar det andra. Ta tillfället i akt att lägga in roliga exempel och övningar. Genom interaktivitet får du alerta deltagare.

10. Fyll på med energi

Fikabröd och godis är inte alltid den optimala energikicken, servera gärna frukt och lite nyttigare alternativ – då orkar alla mer och längre.

11. Dokumentera

Genom att fotografera bevarar ni era minnen. Bilderna hjälper er att komma ihåg vad ni lärde er och – förhoppningsvis – hur roligt ni hade.

12. Följ upp

Efteråt är det viktigt att ta tid att reflektera över mötet. Vad fick ni ut av det? Uppnådde ni syftet? Och framför allt: vad kan ni göra bättre till nästa gång? Sammanställ resultaten och låt dem synas. Varför inte ett anslag med lärdomar i fikahörnan eller skicka ut via mail om alla deltagare inte arbetar på samma ställe? Gärna tillsammans med en minnesvärd bild.

Lycka till med planeringen av ditt möte!

Kontakta oss, vi hjälper dig hitta rätt talare till mötet!